Organisation de congrès médicaux et scientifiques
Épure Events accompagne les sociétés savantes, associations professionnelles et organisateurs dans la préparation et la réalisation de leurs manifestations.
Selon les besoins, je peux prendre en charge l’organisation complète d’un événement ou intervenir sur des missions précises.
Chaque projet débute par une analyse des objectifs, des contraintes, du calendrier et du budget.
Préparation et gestion du projet
- Élaboration du calendrier de préparation et suivi des échéances.
- Construction, suivi et contrôle du budget prévisionnel.
- Recherche, consultation et négociation des prestataires.
- Coordination des intervenants et des différents partenaires.
- Suivi administratif, contractuel et financier des prestations.
Organisation logistique
- Recherche et sélection des lieux de manifestation.
- Organisation des espaces de réunion et d’exposition.
- Coordination des équipements techniques et audiovisuels.
- Gestion de l’hébergement, des transports et de la restauration selon les besoins.
- Préparation et coordination des équipes d’accueil.
- Supervision des prestations pendant l’événement.
Inscriptions et accueil des participants
- Organisation du parcours d’inscription.
- Suivi des inscriptions et des demandes des participants.
- Préparation des documents et informations pratiques.
- Coordination de l’accueil sur place.
- Suivi des prestations après l’événement.
Congrès médicaux : une attention particulière aux obligations du secteur
Les relations entre sociétés savantes, professionnels de santé et partenaires industriels nécessitent une vigilance particulière.
Mon expérience et la démarche que j’ai personnellement menée pour obtenir la reconnaissance Ethical MedTech Trusted Partner me permettent d’identifier dès la préparation les points nécessitant une attention spécifique : partenariats, symposiums, espaces d’exposition ou conditions de prise en charge des professionnels de santé.
Les obligations applicables sont examinées selon la nature du projet et les responsabilités de chaque intervenant, avec recours aux spécialistes compétents lorsque cela est nécessaire.
Communication et nouvelles solutions numériques
Épure Events peut également accompagner la préparation des supports de communication liés à un événement, en collaboration avec les prestataires adaptés.
Je développe notamment une offre d’adaptation multilingue de contenus vidéo, afin de faciliter la communication avec les participants internationaux.
Ces solutions pourront permettre de présenter un congrès, transmettre des informations pratiques ou diffuser un message dans plusieurs langues.
Les traductions et les contenus destinés à être diffusés feront l’objet d’une vérification adaptée, notamment lorsque des termes scientifiques ou médicaux sont utilisés.
Une démonstration vidéo multilingue sera prochainement disponible.
Un accompagnement selon vos besoins
Qu’il s’agisse de préparer un congrès dans son ensemble ou de confier une mission particulière, mon objectif reste le même : proposer une organisation structurée, un suivi attentif et des solutions adaptées à chaque projet.
Parlons de votre prochain événement.